Rammer og retningslinjer
Utforsk Verden – 13.-15. januar 2023
Dette er et felles arrangement i regi av reiselivsbransjen selv, og det er derfor besluttet noen felles retningslinjer for å skape den ønskede ramme om og effekt av arrangementet.
- Deltagerne kan bare være aktører som driver reiselivsvirksomhet.
- Det vil utelukkende være fokus på utgående reiser.
- Deltagerne må ha base/kontor/tilhold i Norge (gjelder operatører etc.).
- Både kommersielle og ikke-kommersielle aktører kan delta.
- For å sikre mangfoldet, kan hvert firma bare ha en stand.
- Det legges stor vekt på kvalitet og en ryddig og inkluderende presentasjon.
- Alle kommersielle aktører (turoperatører, cruisebyråer og –rederier, flyselskaper etc.) har tilhold i kongressalen, også dersom de eventuelt deler stand med en ikke-kommersiell aktør.
- Kun ikke-kommersielle aktører (turistkontorer, ambassader, destinasjonsselskaper etc.) har tilhold i foajeen.
- Flere aktører vil ha anledning til å dele stand, og begge vil bli presentert som deltagere.
- Standplass leveres som en standardisert pakke, med muligheter for tilvalg/supplering.
- Standplass bekreftes i form av innbetalt depositum, og tildeling skjer etter prinsippet «first come – first served» basert på denne innbetalingen.
- Styringsgruppen forbeholder seg retten til plassering av de ulike aktørene, men disse kan komme med ønsker for plassering (også der flere vil stå ved siden av hverandre).
- Standene leveres med bakvegger av 2,5 meters høyde, og ikke noe standmateriell eller annet utstyr kan rage høyere enn dette.
- Med tanke på at lokalene har begrenset størrelse, er det viktig å bevare et mest mulig åpent område, bl.a. ved at det bare vil være lave halvvegger mellom standene. Her kan det ikke settes opp utstyr etc. som forringer innsyn/utsyn for publikum og nabostander.
- Det legges vekt på at det i hovedsak er bakveggen som benyttes til markedsføring av firma og produkter, og at det tilstrebes en god kvalitet på denne eksponeringen.
- Løse rollups som står i gangareale eller som blokkerer for innsyn i standen skal unngås.
- Det skal heller ikke benyttes dekorasjoner som svever eller henger ned fra taket.
- Alle aktører har i utgangspunktet muligheter for å holde seminarer i de tilgjengelige seminarrommene, men dette må innmeldes innen angitt frist og bare ett eller et begrenset antall seminarer pr. firma kan påregnes. Styringsgruppen har full rett til å utarbeide det samlede seminarprogrammet på bakgrunn av innkomne ønsker og forslag.
- Alle registrerte aktører medvirker positivt til et best mulig og mest mulig variert tilbud, og aksepterer styringsgruppens føringer med tanke på koordinering av tilbud og profilering.
- Alle registrerte deltagere bidrar også til den felles markedsføring av arrangementet ved bruk av sine egne kundedatabaser og nettverk, inkludert fokus på de tiltak som gjøres i regi av prosjektledelsen på felles basis (annonsering, web, Facebook etc).
- Ved bekreftet registrering aksepterer deltagerne de angitte retningslinjer for arrangementet.
